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Excel et les bases de données

Pourquoi travailler avec des bases de données

Si l'on se place du point de vue informatique, le travail des comptables nationaux présente deux caractéristiques essentielles :

Pour travailler sur des données nombreuses, les bases de données sont l'outil idéal, pour travailler sur des tableaux il est difficile d'imaginer mieux qu'un tableur. Un logiciel qui permettrait de combiner ces deux outils serait donc particulièrement bien adapté au travail du comptable national. Or, il se trouve qu'Excel, qui est fondamentalement un tableur, permet également de travailler en relation avec des bases de données. Si l'on ajoute à cette propriété remarquable la capacité de programmation, on obtient un outil qui peut s'avérer extrêmement puissant entre les mains d'un comptable national expérimenté.

Excel peut donc travailler avec de nombreuses bases de données. Notons, cependant, que l'un des inconvénients des bases de données actuelles est l'inexistence d'un format de fichier universel, si bien qu'il est parfois difficile d'utiliser les résultats produits par un gestionnaire de base de données avec un autre gestionnaire de bases de données. Ceci peut s'avérer un inconvénient non négligeable pour les comptables nationaux amenés à travailler dans différents pays. Aussi, l'une des solutions possibles est l'utilisation de fichiers textes de format CSV.

Les fichiers CSV sont des fichiers texte contenant des données séparées par un point-virgule. Il s'agit ici du format européen car le format américain utilise la virgule comme séparateur (d'où le nom Comma Separator Values). Les fichiers CSV permettent de stocker des données qui pourront être utilisées aussi bien par Excel que par n'importe quel gestionnaire de bases de données.

Utiliser des fichiers CSV dans Excel présente quatre grands avantages :

Les fichiers CSV n'ont cependant pas que des avantages. Ainsi, on ne peut pas les modifier aussi facilement avec des requêtes SQL que des fichiers utilisant d'autres formats. En effet, les enregistrements étant de longueur variable et écrits les uns à la suite des autres, il n'est pas possible, par exemple, de remplacer un enregistrement par un autre plus long sans modifier totalement le fichier. Aussi, la méthode normale pour corriger un enregistrement dans un fichier CSV est-elle d'annuler l'ancien enregistrement par un enregistrement de signe contraire avant de passer le nouvel enregistrement. Cette contrainte n'est pas nécessairement un inconvénient en comptabilité nationale car elle oblige à conserver la trace des corrections, comme c'est le cas en comptabilité d'entreprise. L'autre inconvénient est l'existence de deux formats de fichiers CSV, le format d'origine avec la virgule comme séparateur de données et le point pour séparer la partie décimale des nombres, le format européen qui utilise le point-virgule comme séparateur de données et la virgule pour les décimales. Il sera donc nécessaire dans la définition de ces fichiers de spécifier quel est le séparateur décimal.

Créer des fichiers CSV

Nous ne traiterons ici que des fichiers CSV structurés en hypercubes. Le moyen le plus simple de créer un petit fichier CSV est de l'écrire dans une feuille Excel et de le sauvegarder au format CSV. La première ligne doit contenir les noms des variables et les suivantes les enregistrements. Par exemple, le fichier peut être constitué de la manière suivante :

Il peut être sauvegardé au format CSV avec le menu Enregistrer sous en sélectionnant l'option CSV (séparateur point-virgule).

Mais, le plus souvent, on dispose d'un tableau Excel que l'on souhaite transformer en fichier CSV structuré en hypercube. Supposons, par exemple, que nous souhaitions transformer le tableau ci-dessous en fichier CSV.

L'hypercube possède trois dimensions : DA, OP, AE. On pourra générer dans le répertoire c:\User\Essais un fichier CSV nommé Fichier.csv, structuré en hypercube, à l'aide de la macro suivante :

Dans cette macro, l'instruction
Open "c:/user/Essais/Fichier.csv" For Output As #1
ouvre dans le répertoire C:\User\Essais un fichier texte de nom Fichier.csv. La clause Output indique que l'on va écrire dans ce fichier texte, si un fichier du même nom existait déjà il serait écrasé. La clause As #1 indique que le fichier sera repéré dans toute la macro par son numéro qui est ici 1. Nous aurions pu choisir pour numéro tout entier compris entre 1 et 511.

L'instruction Print #1, "DA;OP;AE;VAL" sert à écrire dans le fichier dont le numéro est 1, c'est-à-dire dans le fichier Fichier.csv, le texte DA;OP;AE;VAL. Ce texte est placé dans la première ligne du fichier et il permet de déterminer le nom des champs de données. Remarquons que les noms des champs sont séparés par un point-virgule car nous travaillons ici en format européen.

On va ensuite créer des variables correspondant à chacun des champs. Ainsi, on affecte à la variable op la valeur OPB1 qui est commune à tous les enregistrements. On crée ensuite la variable objet f représentant la feuille Essai dans laquelle est placé le tableau, puis on lit, grâce à deux boucles imbriquées, les valeurs des variables ae, da, va représentant les différents champs. Remarquons que nous utilisons ici la variable va et non val car val est un mot réservé qui ne peut être utilisé comme nom de variable.

On va ensuite constituer le texte qui sera envoyé dans le fichier et qui correspond à une ligne de données. Les différentes variables sont concaténées grâce à l'opérateur &. Des points-virgules correspondant aux séparateurs de données sont insérés entre les variables. On a introduit la condition If va <> 0 car il est inutile de saisir des enregistrements avec des valeurs nulles. A la fin, il est obligatoire de fermer le fichier par l'instruction Close #1 pour pouvoir l'utiliser par la suite.

Regrouper des fichiers CSV

Il est souvent intéressant, lorsqu'on travaille avec des données issues de plusieurs sources, de pouvoir regrouper en un seul plusieurs fichiers CSV. Cela est particulièrement facile lorsque les fichiers ont la même structure. Supposons, par exemple, que nous cherchions à regrouper le fichier fichier.csv avec les fichiers fich1.csv et fich2.csv présentés ci-dessous :

Le programme ci-dessous permet de créer un fichier fichtout.csv qui regroupe les trois fichiers.

Nous avons utilisé ici deux modes d'accès aux fichiers CSV, le mode écriture pour le fichier fichtout.csv et le mode lecture pour les fichiers fich1.csv et fich2.csv. Le mode écriture est caractérisé par output et le mode lecture par input. Il existe aussi le mode append pour ajouter des enregistrements à un fichier existant. La différence entre le mode output et le mode append est que le mode output écrase le fichier existant et que le modeappend conserve les enregistrements existants.

L'instruction Line Input #i, enr lit la ligne courante du fichier i et la place dans la variable enr, elle passe ensuite à l'enregistrement suivant. La boucle DO While NOT EOF(i) ... Loop permet de lire tous les enregistrements du fichier i jusqu'à sa fin. Les lignes du fichier i sont lues puis envoyées au fichier 1. La fonction Trim$ est utilisée pour éliminer les espaces à la fin de la variable enr, ce qui est nécessaire car cette variable ayant été dimensionnée avec une longueur de 100, le programme ajoute des espaces au texte pour atteindre cette longueur.

Remarquons, dans ce programme, comment est gérée la première ligne qui correspond aux intitulés des variables. Elle est, en effet, envoyée tout d'abord dans le fichier de sortie, puis, dans chaque fichier de lecture, la première ligne est lue par l'instruction Line input mais n'est pas écrite. Dans le cas contraire, on se retrouverait avec plusieurs lignes d'intitulés parmi les données.

Nous trouvons le fichier fichtout.csv suivant :

Lire des fichiers CSV avec des tableaux croisés dynamiques

Le moyen le plus simple pour lire un petit fichier CSV est de l'ouvrir avec Excel, dans ce cas il apparaîtra avec les champs placés dans des colonnes distinctes. Mais les fichiers CSV qui contiennent plus d'enregistrements que le nombre de lignes d'Excel ne peuvent être lus de cette manière, il faut donc utiliser d'autres méthodes et parmi elles l'utilisation d'un tableau croisé dynamique apparaît comme l'une des plus simples. Pour le montrer, nous allons donc lire notre fichier Fichier.csv avec un tableau croisé dynamique.

Création d'une connexion

Pour utiliser un tableau croisé dynamique avec une source de données externe, il faut disposer d'une connexion avec cette source. La première fois, il faudra la créer et, pour cela, il faut aller dans le menu Données d'Excel et sélectionner Autres sources, puis Depuis Microsoft Query. Apparaît alors le cadre suivant qui peut présenter une liste plus ou moins longue de noms.

Chaque nom de la liste correspond à une source de données caractérisée par le répertoire dans lequel se trouvent les données et leur type, par exemple Access, dans notre cas il s'agira de base de données de type fichier texte CSV. La première fois, il faut définir un nom correspondant à la source que nous voulons utiliser. Puisque nous ne travaillons ici qu'avec des fichiers de type CSV, il est judicieux que le nom choisi fasse référence au répertoire sur lequel se trouve les données. Par exemple, puisque le fichier Fichier.csv se trouve dans le répertoire C:\User\Essais nous choisirons le nom UserEssais pour nous connecter.

Sélectionnons donc Nouvelle source de données et cliquons sur OK. Le cadre suivant apparaît :

Entrons le nom retenu dans la première ligne puis sélectionnons l'option MicroSoft Text Driver (*.txt,*.csv) comme suit :

Cliquons sur le bouton Connexion puis décochons Utilisation du répertoire en cours Cliquons sur le bouton Sélectionner le répertoire, nous pouvons alors choisir d'abord le lecteur puis le répertoire.

Cliquons sur OK puis à nouveau sur OK deux fois, nous voyons apparaître le cadre suivant :

Dans notre exemple le fichier Fichier.csv est le seul disponible mais ce n'est pas nécessairement le cas et il faut alors sélectionner le fichier que nous voulons lire.

Ciquons sur Options, apparaît alors un cadre dans lequel nous cliquons sur Définir Format.

Dans la liste des fichiers, sélectionnons le fichier CSV que nous voulons utiliser, ici Fichier.csv. Cochons la case indiquant que le nom des colonnes se trouve dans la première ligne, puis dans Format sélectionnons Personnalisé et entrons le point-virgule comme séparateur. Dans la partie droite du cadre, cliquons sur Deviner. Nous voyons alors apparaître la liste des champs du fichier Fichier.csv. Pour chaque champ, nous pouvons définir son type et, pour les champs correspondant à du texte, sa longueur. Ensuite, il faut répondre OK à chaque cadre qui apparaît jusqu'à revenir à l'assistant Query pour choisir les colonnes. Cliquons sur la flèche pour sélectionner les champs du fichier CSV que nous voulons utiliser.

Cliquons alors sur Suivant nous voyons alors apparaître un cadre qui nous permet de filtrer les données. Si nous désirons conserver toutes les données nous cliquons sur Suivant puis à nouveau sur Suivant car trier préalablement les données n'a aucun intérêt dans un tableau croisé dynamique. On clique enfin sur Terminer puis sur Suivant. On arrive alors sur le cadre suivant :

En cliquant sur le bouton Terminer, on se retrouve dans le tableau croisé dynamique.

Fichiers DSN et schema.ini

En créant une connexion, Excel crée en fait deux fichiers texte, un fichier avec le nom de la connexion suivi de l'extension .dsn et le fichier schema.ini. Dans notre exemple, le fichier DSN s'appelle UserEssais.dsn, il est situé dans le répertoire C:\Users\AppData\Roaming\Microsoft\Queries. Il se présente comme suit :

[ODBC]
DBQ=C:\USERS\ESSAIS
DefaultDir=C:\USERS\ESSAIS
Driver={Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv)}
DriverId=27
FIL=text
MaxBufferSize=2048
MaxScanRows=8
PageTimeout=5
SafeTransactions=0
Threads=3
UserCommitSync=Yes

Ce fixier indique que la connexion se fait avec un fichier texte, DriverId=27 indique que le séparateur est le point-virgule, DBQ indique le nom du répertoire où se situe le fichier CSV que nous voulons lire. Il est possible de créer son propre fichier DSN avec un éditeur de texte, par exemple le bloc-notes de Windows, de l'adapter à ses besoins et de le placer là où on le souhaite.

Le fichier schema.ini se trouve, et doit impérativement se trouver, dans le même répertoire que les fichiers CSV. Il se présente sous la forme suivante :

[Fichier.csv]
ColNameHeader=True
Format=Delimited(;)
MaxScanRows=0
CharacterSet=ANSI
Col1=DA Char Width 255
Col2=OP Char Width 255
Col3=AE Char Width 255
Col4=VAL Float
[essai.csv]
ColNameHeader=True
Format=Delimited(;)
MaxScanRows=0
CharacterSet=ANSI
Col1=DA Char Width 255
Col2=SI Char Width 255
Col3=PR Char Width 255
Col4=VA Float

Dans cet exemple, nous avons la description de deux fichiers CSV. Tous les fichiers que nous voulons utiliser doivent impérativement se trouver dans le fichier schema.ini, les uns à la suite des autres, comme dans l'exemple. Les différents types de variables sont les suivants :

Char : caractère
Currency : monnaie
Date: date
Float : décimal double précision
Integer : entier long
LongChar : caractère long
Short : entier court
Single : décimal simple précision

Là encore, on peut créer soi-même son fichier schema.ini avec un éditeur de texte et le placer dans le même répertoire que les fichiers CSV. Créer soi-même les fichiers DSN et schem.ini peut être une bonne solution pour être certain de contrôler la connexion et la définition des champs des fichiers.

Créer un tableau croisé dynamique avec une connexion existante

Plaçons-nous donc dans une feuille Excel et dans le menu Données choisissons l'option Rapport de tableau croisé dynamique. Cochons alors Source de données externe comme ci-dessous :

Cliquons sur Suivant puis sur Lire les données. Apparaît alors un cadre qui montre la liste des noms de connexions crées avec l'assistant. Si l'on a créé soit-même un fichier DSN, il faut cliquer sur le bouton Chercher et naviguer dans les répertoires pour le trouver. En cliquant sur le nom de la connexion on fait apparaître le cadre de création d'un tableau croisé dynamique. En cliquant sur le nom du fichier DSN on voit apparaître la liste des fichiers contenus dans le répertoire où se trouvent les fichiers CSV. En cliquant sur l'un d'eux, on se retrouve dans le cadre de création d'un tableau croisé dynamique.

Quand on travaille avec de gros fichiers CSV il est intéressant, dans le tableau croisé dynamique, de décocher l'option Enregistrer les données et la mise en forme. En effet, lorsque cette option est sélectionnée les données sont enregistrées avec le classeur Excel, ce qui peut donner un classeur occupant une mémoire importante. Décocher cette option permet de rendre le classeur Excel indépendant des données du fichier CSV.

Travailler avec des requêtes SQL dans un tableau croisé dynamique

L'un des grands intérêts de l'utilisation des fichiers CSV avec les tableaux croisés dynamiques est d'ouvrir l'accès aux requêtes SQL et donc au monde des bases de données relationnelles. Supposons, par exemple, que nous cherchions à regrouper les activités du fichier Fichier.csv en utilisant la table de passage ci-dessous qui montre comment passer du niveau G de la nomenclature au niveau F :

Enregistrons cette table au format CSV dans le répertoire Essais sous le nom TablePas.csv puis fermons le classeur Excel. Ouvrons le fichier schema.ini avec un éditeur de texte et ajoutons la définition du nouveau fichier :

[TablePas.csv]
ColNameHeader=True
Format=Delimited(;)
MaxScanRows=0
CharacterSet=ANSI
Col1=AEG Char Width 20
Col2=AEF Char Width 20

Cliquons maintenant sur le tableau croisé dynamique créé avec le fichier Fichier.csv. Dans le menu, allons dans le groupe Options du tableau croisé dynamique et sélectionnons Changer la source de données, puis cliquons sur Propriétés de connexion. Dans le cadre qui apparaît, allons dans Définition. Nous arrivons alors au cadre qui nous permettra de travailler avec les deux fichiers CSV et cela de deux manières différentes.

La première manière consiste à modifier la requête SQL se trouvant dans le cadre Commande. On pourra ainsi écrire la requête SQL suivante :

SELECT f.DA, f.OP, f.AE, t.AEF, f.VAL
FROM Fichier.csv f, TablePas.csv t
WHERE f.AE=t.AEG

Après avoir cliqué sur OK, nous pouvons modifier le tableau croisé dynamique en y intégrant la dimension AEF.

La seconde méthode consiste à cliquer sur le bouton QUERY puis sur OK. Nous parvenons alors dans Microsoft Query. Dans le menu, cliquons sur table pour pouvoir ajouter le fichier TablePas.csv :

Nous allons établir un lien entre le champ AE du fichier Fichier et le champ AEG du fichier TablePas car ces deux champs se correspondent. Pour cela, nous sélectionnons le champ AEG et nous le faisons glisser sur AE de manière à faire apparaître un lien entre les deux. Si nous cliquons sur l'icône SQL, nous accédons à la requête SQL que nous sommes en train de créer et que nous pouvons éventuellement modifier.

En cliquant sur OK puis, dans le menu Fichier en sélectionnant Renvoyer les données vers Microsoft Excel puis Suivant nous retombons sur les menus des tableaux croisés dynamiques. Nous pouvons, par exemple, retenir la disposition suivante :

Nous obtenons le tableau ci-dessous qui nous donne une agrégation au niveau F de la nomenclature.

Nous pouvons maintenant travailler avec ce tableau dynamique en sélectionnant, par exemple, une année.

Travailler avec des requêtes SQL dans Visual Basic

Il est possible de travailler sur des fichiers CSV sans passer par les tableaux croisés dynamiques. Pour cela, on peut utiliser les possibilités d'interrogation des bases de données que donne Visual Basic. Avant toute chose il convient de paramétrer Visual Basic. Si le groupe Développeur n'est pas disponible au menu, il faut aller dans Fichiers, puis dans Options et Personnaliser. Dans la partie droite du cadre, il faut alors cocher Développeur puis cliquer sur OK.

Supposons que nous voulions créer la macro Lire pour lire le fichier Fichier.csv. Dans le groupe Développeur cliquons sur Macros. Dans le cadre Macro, tapons le nom de la macro puis cliquons sur Créer. Nous arrivons dans l'éditeur Visual Basic qui se présente ainsi :

Allons dans le menu Outils et choisissons l'option Références, le cadre ci-dessous s'ouvre alors :

Nous devons sélectionner dans la liste les éléments suivants :

Dans notre macro, nous devons définir la connexion à notre source de données et un objet Recordset, objet qui est destiné à recevoir les enregistrements générés par notre requête SQL. Nous allons donc définir deux variables, l'une destinée à définir la connexion et que nous appellerons, par exemple, Connex, et l'autre pour définir le recordset et que nous appellerons Record. Pour cela nous utiliserons les instructions suivantes :

Dim Connex As ADODB.Connection
Dim Record As ADODB.Recordset

Set Connex = New ADODB.Connection
Set Record = New ADODB.Recordset

Puisqu'une connexion se définit par le nom du répertoire où se trouvent les données, il est pratique de placer le nom de ce répertoire dans une variable que nous appellerons RepertNom. La connexion sera définie de la manière suivante :

Repertnom = "C:\User\Essais\"

Connex.ConnectionString = _
"ODBC;DBQ=" & Repertnom & ";DefaultDir=C:\; " & _
"Driver={Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv)}; " & _
"DriverId=27;Extensions=txt,csv,tab,asc;FIL=text;MaxBufferS"

Connex.Open

Le signe " _" (espace puis espace souligné) est utilisé pour présenter sur plusieurs lignes une instruction trop longue pour tenir sur une seule, son utilisation est facultative et ne sert qu'à améliorer la lisibilité du programme. On utilise ConnectionString pour définir le répertoire et le type de base de données utilisé, ici des bases CSV. L'instruction Open permet d'ouvrir la base de données afin de permettre son utilisation. Il nous faut maintenant écrire la requête SQL qui nous permettra de lire le fichier CSV. Pour des raisons de lisibilité nous allons décomposer la requête en ses différentes composantes que nous allons placer dans des variables. Nous allons ensuite la lancer de la manière suivante :

sel = " SELECT f.DA,f.AE,f.OP,f.VAL "
fro = " FROM fichier.csv f "
Record.Open sel & fro, Connex

L'instruction Record.Open ouvre le recordset Record et exécute la requête placée dans la chaîne de caractères définie par la concaténation des variables sel et fro, la base de données utilisée étant celle définie par la connexion Connex. Remarquons que nous avons laissé des espaces à la fin des variables sel et fro afin que la concaténation n'agrège pas des instructions. Le résultat de la requête, c'est-à-dire les enregistrements recherchés, a été placé dans l'objet recordset Record que nous devons lire. Supposons que nous cherchions à afficher le résultat dans la feuille Données, nous lirons le recordset de la manière suivante :

Set f = Sheets("Données")
Record.MoveFirst
i = 1
Do While Not Record.EOF
    f.Cells(i, 1) = Record("DA")
    f.Cells(i, 2) = Record("AE")
    f.Cells(i, 3) = Record("OP")
    f.Cells(i, 4) = Record("VAL")
    i = i + 1
    Record.MoveNext
Loop
Record.Close
Connex.Close

Pour lire le recorset on se place d'abord sur le premier enregistrement en utilisant l'instruction MoveFirst puis on fait une boucle qui va lire les enregistrements suivants jusqu'à la fin qui est signalée par Record.EOF (EOF voulant dire End of file). Record("DA") renvoie la valeur du champ DA, Record.MoveNext permet de passer à l'enregistrement suivant, Loop marque la fin de la boucle, Record.Close ferme le recordset et Connex.Close ferme la connexion. Si on lance ce programme on obtient sur la feuille Données les enregistrements de Fichier.csv. Notons que les intitulés des champs n'apparaissent pas car ils ne font pas partie des enregistrements.

Le programme complet est le suivant :

Sub Lire()
Dim Connex As ADODB.Connection
Dim Record As ADODB.Recordset

Set Connex = New ADODB.Connection
Set Record = New ADODB.Recordset

Repertnom = "C:\User\Essais\"

Connex.ConnectionString = _
"ODBC;DBQ=" & Repertnom & ";DefaultDir=C:\; " & _
"Driver={Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv)}; " & _
"DriverId=27;Extensions=txt,csv,tab,asc;FIL=text;MaxBufferS"

Connex.Open
sel = " SELECT f.DA,f.AE,f.OP,f.VAL "
fro = " FROM fichier.csv f "
Record.Open sel & fro, Connex

Set f = Sheets("Données")
Record.MoveFirst
i = 1
Do While Not Record.EOF
     f.Cells(i, 1) = Record("DA")
     f.Cells(i, 2) = Record("AE")
     f.Cells(i, 3) = Record("OP")
     f.Cells(i, 4) = Record("VAL")
     i = i + 1
     Record.MoveNext
Loop
Record.Close
Connex.Close

End Sub

Présentations personnalisées

On peut également faire une présentation plus sophistiquée. Par exemple, supposons que nous voulions remplir le tableau suivant avec les résultats de la requête :

Nous pouvons commencer par nommer les cellules correspondant aux titres en lignes et en colonnes avec les noms des champs correspondants :

Pour cela, après avoir sélectionné les bonnes références dans le menu Outils de Visual Basic, on peut écrire le programme suivant :

Sub Lire()
'Nécessite d'avoir sélectionné dans Tools References les options suivantes :
'Microsoft ActiveX DataObjects 6.1 Library
'Microsoft ActiveX DataObjects Recordset 6.0 Library
'Microsoft ADO Ext. 6.0 for DDL and Security

Dim Connex As ADODB.Connection
Dim Record As ADODB.Recordset
Dim cmdCommand As ADODB.Command

Rep = "C:\User\Essais\" ' Nom du répertoire où se trouve la base de données

Set f = Workbooks("PrésentationFichierCSV.xlsm").Sheets("Présentation")

Application.ScreenUpdating = False

f.Range("Résultats").ClearContents
' Ouvre la connexion
Set Connex = New ADODB.Connection
Set Record = New ADODB.Recordset

Connex.ConnectionString = _
"ODBC;DBQ=" & Rep & ";DefaultDir=C:\; " & _
"Driver={Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv)}; " & _
"DriverId=27;Extensions=txt,csv,tab,asc;FIL=text;MaxBufferS"

Connex.Open
sel = " SELECT f.DA,f.AE,f.OP,f.VAL "
fro = " FROM fichier.csv f "
Record.Open sel & fro, Connex

Record.MoveFirst

Do While Not Record.EOF
     da = Record("DA") & "_"
     ae = Record("AE")
     op = Record("OP")
     va = Record("VAL")
     l = Range(ae).Row
     c = Range(da).Column
     f.Cells(l, c) = va
     Record.MoveNext
Loop

Record.Close

Connex.Close

Set cmdCommand = Nothing

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

Nous obtenons :

Dans le programme, la boucle permet de lire les données du fichier Fichier.csv et de les placer dans le tableau de présentation. La variable da reprend le contenu du champ DA et ajoute "_" parce que le nom "DA2000" n'est pas un nom acceptable dans Excel car il peut être confondu avec la référence d'une cellule, il a été remplacé par "DA2000_".

La variable l reprend le numéro de ligne de la plage dont le nom est contenu dans la variable ae, la variable c reprend le numéro de colonne de la plage dont le nom est contenu dans la variable da, la valeur est placée dans la cellule définie par la ligne l et la colonne c.

Notons dans ce programme que la plage contenant les résultats a été effacée au préalable par l'instruction ClearContents. Notons également que l'instruction Application.ScreenUpdating a été utilisée pour bloquer l'affichage pendant l'exécution du programme afin de ne pas la ralentir par des mises à jour d'écran répétées.

Générer un fichier CSV à partir d'une requête SQL

Il est possible avec Visual Basic de générer un fichier CSV à partir d'une requête SQL. Il suffit pour cela de décrire au préalable dans schema.ini tous les fichiers utilisés.

Supposons que nous cherchions à créer à partir du fichier Fichier.csv un fichier CSV qui ne contienne que les valeurs agrégées au niveau F. Le programme se présentera alors de la manière suivante :

Sub Agreger()
'Nécessite d'avoir sélectionné dans Tools References les options suivantes :
'Microsoft ActiveX DataObjects 6.1 Library
'Microsoft ActiveX DataObjects Recordset 6.0 Library
'Microsoft ADO Ext. 6.0 for DDL and Security

Dim Connex As ADODB.Connection
Dim cmdCommand As ADODB.Command
Dim Ctexte As String * 990

Set Connex = New ADODB.Connection

Rep = "C:\User\Essais" ' Nom du répertoire où se trouve la base de données

With Connex
     .ConnectionString = _
     "ODBC;DBQ=" & Rep & ";DefaultDir=C:\; " & _
     "Driver={Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv)}; " & _
     "DriverId=27;Extensions=txt,csv,tab,asc;FIL=text;MaxBufferS"
End With
Connex.Open

Open Rep & "\Agreg.csv" For Output As #1
Print #1, "DA;AEF;OP;VAL"
Close #1

sel = " SELECT f.DA,t.AEF,f.OP,sum(f.VAL) as VAL "
fro = " FROM fichier.csv f, TablePas.csv t "
whe = " WHERE f.AE=t.AEG "
gro = " GROUP BY f.DA,t.AEF,f.OP "
Ctexte = " INSERT INTO Agreg.csv " & sel & fro & whe & gro

Set cmdCommand = New ADODB.Command
Set cmdCommand.ActiveConnection = Connex

With cmdCommand
     .CommandText = Ctexte
     .CommandType = adCmdText
     .Execute
End With

Connex.Close
Set cmdCommand = Nothing

End Sub

Une requête SQL ne peut générer un fichier CSV que dans le répertoire défini par la connexion. Pour générer un fichier CSV en dehors de ce répertoire, on peut combiner deux techniques, la première consiste à placer le résultat de la requête dans un recordset, la seconde consiste à créer le fichier CSV en lisant le recorset.

Supposons, comme précédemment, que nous cherchions à créer à partir du fichier Fichier.csv un fichier CSV qui ne contienne que les valeurs agrégées au niveau F. Le programme se présentera alors de la manière suivante :

Sub Lire()
Dim Connex As ADODB.Connection
Dim Record As ADODB.Recordset

Set Connex = New ADODB.Connection
Set Record = New ADODB.Recordset

Repertnom = "C:\User\Essais\"

Connex.ConnectionString = _
"ODBC;DBQ=" & Repertnom & ";DefaultDir=C:\; " & _
"Driver={Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv)}; " & _
"DriverId=27;Extensions=txt,csv,tab,asc;FIL=text;MaxBufferS"

Connex.Open
sel = " SELECT f.DA,t.AEF,f.OP,sum(f.VAL) as VAL "
fro = " FROM fichier.csv f, TablePas.csv t "
whe = " WHERE f.AE=t.AEG "
gro = " GROUP BY f.DA,t.AEF,f.OP "
Record.Open sel & fro & whe & gro, Connex

Open "C:\User\Essais1\Agreg.csv" For Output As #1
Print #1, "DA;AE;OP;VAL"
Set f = Sheets("Données")
Record.MoveFirst
Do While Not Record.EOF
     da = Record("DA")
     aef = Record("AEF")
     op = Record("OP")
     va = Record("VAL")
     enr = da & ";" & aef & ";" & op & ";" & va
     If va <> 0 Then Print #1, enr
     Record.MoveNext
Loop
Record.Close
Connex.Close
Close #1

End Sub

Nous obtenons alors le fichier suivant :

Travailler avec des bases Access

Il est également possible de travailler avec de véritables bases de données, par exemple de type Access. Pour cela, le mieux est certainement de créer la base de données et ses tables en utilisant le logiciel Access puis de travailler avec elles à partir d'Excel. La manière de travailler sera, toutefois, légèrement différente de celle que nous avons présentée pour les fichiers CSV. L'exemple ci-dessous correspond au chargement d'une table Access structurée en hypercube à partir d'un tableau Excel.

Sub SaisieQuest()
'Suppose avoir sélectionné dans Tools/References :
'Microsoft ActiveX Data Objects 2.8 Library
'Microsoft ActiveX Data Object Recordsets 2.8 Library
'Microsoft Ado Ext for DDL and Security

Dim Ctexte As String * 300
Dim cnnConn As ADODB.Connection
Dim rstRecordset As ADODB.Recordset
Dim cmdCommand As ADODB.Command

Rep = "H:\MyDocuments\QuestGNI\" ' Nom du répertoire où se trouve la base de données
NomBase = "questGNI.mdb" ' Nom de la base de données

' Ouvre la connexion.
Set cnnConn = New ADODB.Connection
With cnnConn
.ConnectionString = _
"Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0"
.Open Rep & NomBase
End With

Set cmdCommand = New ADODB.Command
Set cmdCommand.ActiveConnection = cnnConn
Set rstRecordset = New ADODB.Recordset

'-----------------------------------------------------------------------------------

anq = Sheets("Saisie").Cells(3, 2) ' Année du questionnaire
RepD = "O:\CN\GNP-GNI questionnaire " & anq & "\received\" ' Nom du répertoire de données

For Each pays In Array("Pays1", "Pays2", "Pays3") ' Liste des pays
For k = 8 To 38
fic = RepD & "q" & anq & pays & ".xls" ' Nom du fichier du questionnaire
Workbooks.Open Filename:=fic ' Ouvre le questionnaire

'-------------------------------------------------------------------------------------

' Commence par vider la table QDATA avant d'ajouter les nouveaux enregistrements
' La table est vidée pour le pays et l'année saisies
With cmdCommand
.CommandText = "delete from QDATA where PAYS='" & pays & "' and ANQ='" & anq & "'"
.CommandType = adCmdText
.Execute
End With

Set f = Sheets("Quest" & anq & " (" & pays & ")") ' Feuille des données de l'année du questionnaire
For i = 7 To 44
coli = f.Cells(i, 1)
If coli <> 0 Then
coesa = f.Cells(i, 3)
For j = 4 To 9 anda = Mid(f.Cells(4, j), 1, 4) 'Saisie des années de la série avec limitation de l'année à 4 caractères
va = Val(" " & f.Cells(i, j)) 'Saisie des valeurs avec élimination des espaces entrés comme des 0
Ctexte = "insert into QDATA values('" & pays & "','" & anq & "','" & "','" & anda & "','" & coli & "','" & coesa & "'," & va & ")"
If va <> 0 Then
With cmdCommand
.CommandText = Ctexte
.CommandType = adCmdText
.Execute
End With
End If
Next j
End If
Next i
ActiveWindow.Close ' Ferme le questionnaire

'Next pays
' Ferme la connexion et vide les variables
cnnConn.Close
Set cmdCommand = Nothing
Set rstRecordset = Nothing
Set cnnConn = Nothing

End Sub

Auteur : Francis Malherbe




 








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